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OA辦公自動化辦公系統,到底要解決什么問題呢?

編輯:005     時間:2020-02-14

辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是20世紀70年代中期發達國家迅速發展起來的一門綜合性技術。我國的OA經過從80年代末至今10多年的發展,已從最初提供面向單機的輔助辦公產品,發展到今天可提供面向應用的大型協同工作產品?,F在,辦公自動化到底要解決什么問題呢?我們說,辦公自動化就是要創造一個集成的辦公環境,使所有的辦公人員都在同一個桌面環境下一起工作。具體來說,主要實現下面七個方面的功能:


(一)建立內部的通信平臺

建立組織內部的郵件系統,使組織內部的通信和信息交流快捷通暢。

(二)建立信息發布的平臺

在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所,例如電子公告、電子論壇、電子刊物,使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業或機關內部員工之間得到廣泛的傳播,使員工能夠了解單位的發展動態。

(三)實現工作流程的自動化

這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤,解決多崗位、多部門之間的協同工作問題,實現高效率的協作。我們都知道,各個單位都存在著大量流程化的工作,例如公文的處理、收發文件、各種審批、請示、匯報等,都是一些流程化的工作,通過實現工作流程的自動化,就可以規范各項工作,提高單位協同工作的效率。



四)實現文檔管理的自動化

可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、共享和使用,并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔,在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此,文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外,在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了,需要什么東西不能及時找到,甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現電子化,通過電子文件柜的形式實現文檔的保管,按權限進行使用和共享。實現辦公自動化以后,比如說,某個單位來了一個新員工,只要管理員給他注冊一個身份文件,給他一個口令,他自己上網就可以看到這個單位積累下來的東西,規章制度、各種技術文件等等,只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍,他自然而然都能看到,這樣就減少了很多培訓環節。



五)輔助辦公

它牽涉的內容比較多,像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公,實現了這些輔助辦公的自動化。

(六)信息集成

使公司的每一個單位、部門的信息都集成在這個系統里,使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息,提高整體的反應速度和決策能力。

(七)實現分布式辦公

這就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公?,F在來講,地域分布越來越廣,移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。

OA的這些功能也就規定了它的存在范疇。OA是使政府和企業的辦公自動化并輔助工作人員辦公。應用OA系統實行辦公自動化已經成為很多企事業單位加強內部管理,提升辦公效率和辦公質量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統的過程中陷入各種各樣的誤區,這里我列舉了十大有代表性的誤區,供廣大用戶借鑒。


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